Inventaris Sarana & Prasarana
Ø Pengertian Inventarisasi Sarana dan Prasarana Pendidikan
Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin = inventarium) yang berarti daftar barang-barang, bahan, dan sebagainya. Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku.
Barang inventaris sekolah adalah semua barang milik negara (yang dikuasai sekolah) baik yang diadakan/dibeli melalui dana dari pemerintah, DPP maupun diperoleh sebagai pertukaran, hadiah atau hibah serta hasil usaha pembuatan sendiri di sekolah guna menunjang kelancaran proses belajar mengajar.
Tiap sekolah wajib menyelenggarakan inventarisasi barang milik negaara yang dikuasai/diurus oleh sekolah masing-masing secara teratur, tertib dan lengkap. Kepala sekolah melakukan dan bertanggung jawab atas terlaksananya inventarisasi fisik dan pengisian daftar inventaris barang milik negara yang ada di sekolahnya.
Ø Tujuan Inventarisasi Sarana dan Sarana Pendidikan
Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah. Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:
1. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.
2. Untuk menghemat keuangan sekolah baik dalam pengadaan maupun untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana sekolah.
3. Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu sekolah dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang.
4. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu sekolah.
Ø Manfaat Inventarisasi Sarana dan Prasarana Pendidikan
Daftar inventarisasi barang yang disusun dalam suatu organisasi yang lengkap, teratur dan berkelanjutan dapat memberikan manfaat, yakni sebagai berikut:
1. Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan dan menyusun rencana kenutuhan barang.
2. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam pengarahan pengadaan barang.
3. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam penyaluran barang.
4. Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (tua, rusak, lebih) sebagai dasar untuk menetapkan pengnhapusannya.
5. Memberika data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang
Ø Pengadministrasian Barang Inventaris
Pelaksanaan kegiatan pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam buku induk barang inventaris, buku golongan barang inventaris, buku catatan barang non inventraris, daftar laporan triwulan, mutasi barang inventaris, daftar rekab barang invnetaris.
1. Buku induk barang inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris milik negara dalam lingkungan sekolah menurut urutan tanggal penerimaannya.
2. Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan.
3. Buku catatan non inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang habis pakai.
4. daftar laporan Triwulan mutasi barang inventaris adalah daftar tempat mencatat jumlah bertambah dan atau berkurangnya barang inventaris sebagai akibat mutasi yang terjadi dalam Triwulan yang bersangkutan.
5. Membuat isian inventaris yaitu tempat-tempat mencatat semua barang inventaris menurut golongan barangnya.
6. Membuat daftar rekappitulasi barang inventaris yaitu merupakan daftar yang menunjukan barang inventaris menurut keadaan pada tahun lalu, mutasi barang yang terjadi selama setahun tersebut, dan keadaan barang inventaris pada tahuan anggaran berikutnya.
Ø Pelaporan Inventarisasi
1. Laporan triwulan mutasi barang inventaris
a. Tiap sekolah dan unit pelaksan teknis wajib membuat daftar laporan triwulan mutasi barang inventaris rangkap 2 (dua), untuk disampaikan 1 (satu) set (asli) kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota setempat dan 1 set untuk arsip sendiri. Laporan tersebut harus sudah disampaikan paling lambat 7 hari setelah berakhirnya triwulan tahun anggaran berjalan.
b. Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota membuat rekapitulasi laporan triwulan yang berasal dari sekolah/ UPT/ Dinas Pendidikan Kecamatan. Selanjutnya Kantor Depdik Kabupaten/ Kota sendiri menyampaikan kepada Dinas Pendidikan Profinsi setempat u.p Kepala Bagian Perlengkapan. Adapun mekanisme laporan triwulan mutasi barang inventaris dapat dilihat pada bagian bawah ini.
Mekanisme Laporan Triwulan Mutasi Barang :
60 hari
30 hari
15 hari
7 hari
2. Laporan tahunan inventaris
a. Tiap sekolah wajib mengisi Daftar Isian Inventaris dan Rekapitulasi Barang Inventaris rangkap 2(dua). Laporan Tahunan Inventaris (yang membuat Daftar Isian Inventaris dan Rekapitulasi Brang Inventaris) disampaikan 1 set (asli) kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota setempat.
b. Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota wajib mengisi Dafrtar Isian Inventaris dan Daftar Rekapitulasi Laporan Tahunan Inventaris yang berasal dari sekolah/ UPT di Lingkungannya. Laporan Tahunan Inventaris tersebut disampaikan kepada kepala Dinas Pendidikan Propinsi u.p Kepala Bagian Perlengkapan.
Berikut adalah contoh laporan inventaris dengan aplikasi komputer
B. Penghapusan Sarana & Prasarana
Ø Pengertian Penghapusan Sarana dan Prasarana
Penghapusan sarana dan prasarana merupakan kegiatan pembebasan sarana dan prasarana dari pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Secara lebihoperasional penghapusan sarana dan prasarana adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/ menghilangkan sarana dan prasarana dari daftar inventaris, karena sarana dan prasarana tersebut sudah dianggap tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan terutama untuk kepentingan pelaksanaan pembelajaran di sekolah.
Ø Tujuan Penghapusan Sarana dan Prasarana
Penghapusan sarana dan prasarana bertujuan untuk:
1. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/ pemborosan biaya pemeliharaan sarana dan prasarana yang kondisinya semakin buruk dan tidak dapat digunakan lagi.
2. Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris
3. Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak digunakan lagi.
4. Membebaskan barang dari tanggung jawab pengurus kerja.
Ø Syarat-syarat Sarana dan Prasarana yang Dapat Dihapuskan
Ada beberapa alasan yang harus diperhatikan untuk dapat menyingkirkan sarana dan prasarana, yaitu:
1. Dalam keadaan sudah tua atau rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki dan dipergunakan lagi.
2. Perbaikan akan menelan biaya yang besar sehingga merupakan pemborosan.
3. Secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan.
4. Tidak sesuai lagi kebutuhannya dengan masa kini.
5. Penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang (misalnya barang kimia).
6. Barang yang berlebih jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan tak terpakai lagi.
7. Dicuri, terbakar, musnah sebagai akibat bencana alam.
Ø Cara-cara dan Proses Penghapusan Sarana dan Prasarana
Dalam pelaksanaan penghapusan dikenal dua jenis, yaitu penghapusan melalui lelang dan penghapusan melalui pemusnahan.
1. Penghapusan barang inventaris dengan lelang, adalah menghapus dengan menjual barang-barang.
Prosesnya sebagai berikut:
a. Pembentukan Panitia Penjualan oleh Kepala Dinas Pendidikan;
b. Melaksanakan sesuai prosedur lelang;
c. Mengikuti acara pelelangan;
d. Pembuatan “Risalah Lelang” oleh kantor lelang dengan menyebutkan banyaknya nama barang, keadaan barang yang dilelang;
e. Pembayaran uang lelang yang disetorkan ke Kas Negara selambat-lambatnya 3 hari;
f. Biaya lelang dan lainnya dibebankan kepada pembeli;
g. Dengan perantara panitia lelang melaksanakan penjualan melalui kantor lelang negara dan menyetorkan hasilnya ke Kas Negara setempat.
2. Penghapusan barang inventaris dengan pemusnahan
Penghapusan barang inventaris yang dilakukan dengan memperhitungkan faktor-faktor pemusnahan ditinjau dari segi uang. Oleh karena itu penghapusan dibuat dengan perencanaan yang matang dan dibuat surat pemberitahuan kepada atasan dengan menyebutkan barang apa yang hendak disingkirkan.
Prosesnya adalah sebagai berikut:
a. Pembentukan panitia penghapusan oleh Kepala Dinas Pendidikan;
b. Sebelum barang dihapuskan perlu dilakukan pemilihan barang yang dilakuakn tiap tahun;
c. bersamaan dengan waktu memperkirakan kebutuhan;
d. Panitia melakukan penelitian barang yang akan dihapus;
e. Setelah mengadakan penelitian secukupnya barang-barang yang diusulkan untuk dihapus sesuai Surat Keputusan dan disaksikan oleh pejabat pemerintah setempat dan kepolisian, pemusnahannya dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan dengan cara dibakar, dikubur, dan sebagaiannya;
f. Menyampaikan berita acara ke atasan/ Menteri sehingga dikeluarkan keputusan penghapusan;
g. Kepala sekolah selanjutnya menghapuskan barang tersebut dari buku induk dan buku golongan inventaris.
Berikut adalah contoh penghapusan barang dengan aplikasi komputer :
