Apakah Fungsi Dari Administrasi Perkantoran ? Ini Merupakan beberapa fungsi Dari Administrasi Perkantoran

Administrasi Perkantoran Merupakan serangkaian kegiatan dalam suatu organisasi  yang berkaitan dengan pengelolaan data serta informasi guna mencapai apa yang menjadi tujuan.

Dalam mencapai Tujuan dari Perusahaan Administrasi Perkantoran Memiliki Beberapa Fungsi Sebagai Berikut :

• Fungsi Rutin

          Fungsi Rutin, merupakan fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran yang baik , paling tidak menguasai hal yang mencakup pengarsipan, penggandaan dan lainnya. Fungsi rutin ini biasanya dilakukan oleh para staf administrasi yang harus bertanggung jawab atas kegiatan administrasi.

• Fungsi Operasional

          Fungsi Interpersonal yakni pada administrasi perkantoran ini memerlukan penilaian serta analisis yang akan menjadi dasar terhadap pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain. Adapun fungsi interpersonal ini sering kali dipakai oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik pangkat menjadi manajer.

• Fungsi Analisis

         Fungsi ini dalam administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran yang kreatif dan kritis diikuti dengan adanya kemampuan dalam mengambil keputusan. Fungsi analisis ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang memiliki tanggung jawab dalam mendukung keputusan yang dibuat atasannya.organisasi.

• Fungsi Manajerial

          Fungsi Manajerial administrasi perkantoran ini memerlukan perencanaan, pemotivasian,pengoraganisasi, serta pengukuran. Fungsi manajerial ini biasanya gunakan oleh staf yang sejajar dengan manajer yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur dalam administrasi organisasi.

Apakah Tugas Administrasi Perkantoran ? Mari Kita Simak !!

Administrasi Perkantoran Merupakan serangkaian kegiatan dalam suatu organisasi  yang berkaitan dengan pengelolaan data serta informasi guna mencapai apa yang menjadi tujuan.

Tugas Administrasi Perkantoran Meliputi , Sebagai Berikut 

• Menerima dan Menjawab Telepon 

          Menerima dan Menjawab Telepon adalah salah satu keahlian dan juga tugas dari staf Administrasi Perkantoran , staff administrasi harus mencatat dan membuat memo jika informasi yang didapat sangat penting dan harus diteruskan kebagian tertentu.

• Entry Data Perusahaan

          Ini merupakan Tugas Dari petugas Administrasi yang utama , menginput data dan melakukan pengolahan data menjadi informasi yang diperlukan perusahaan .

• Membuat Agenda Kantor

          Di zaman yang berkembang ini staf administrasi terkadang merangkap sebagai pembuat agenda kantor yang biasanya dibuat oleh Sekretaris. yang meliputi membuat agenda pertemuan , agenda rapat dan sebagainya .

• Arsip Data

          Arsip data hal yang pasti dikerjakan sebagai petugas administrasi , karena data yang sudah diolah harus disimpan yaitu diarsip supaya suatu saat jika data itu dibutuhkan akan cepat untuk menemukannya . Arsip terbagi menjadi dua yaitu arsip data fisik dan elektronik.

Terkadang Staf Administrasi juga merangkap sebagai Costumer Service, dan masih banyak lagi , karena staf administrasi akan selalu dituntun berkembang dan terus berkembang.

Penyimpanan & Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Hello guys, udah lama ga ngepost karna sibuk pekerjaan XD. Dulu saat gue sekolah di SMKN 51 Jakarta, gue disuruh nyari materi ini nih sama guru gue, tapi gue akhirnya nemu di buku2 loak tentang materi2 sarana & prasarana XD langsung simak guys..

Cerita Pendek Persahabatan

"Sahabat Terbaik"

 "Persahabatan bukan hanya sekedar kata, yang ditulis pada sehelai kertas tak bermakna, tapi persahabatan merupakan sebuah ikatan suci, yang ditoreh diatas dua hati, ditulis dengan tinta kasih sayang, dan suatu saat akan dihapus dengan tetesan darah dan mungkin nyawa.”

“Key… sini dech cepetan, aku ada sesuatu buat kamu”, panggil Nayra suatu sore. “Iya, sebentar, sabar dikit kenapa sich?, kamu kan tau aku gak bisa melihat”, jawab seorang gadis yang dipanggil Key dari balik pintu.

Materi Kas Kecil

Pengertian Kas Kecil

Pengertian Kas kecil atau petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis/perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material.


Latar Belakang Kas Kecil

Kas (Cash) merupakan harta perusahaan yang paling likuid. Artinya kas merupakan harta yang paling siap untuk digunakan sebagai alat pembayaran. Namun seiring dengan tingkat likuiditasnya yang paling tinggi, kas juga merupakan harta yang paling rawan pengelolaannya. Hal ini terkait dengan ketersediaan jumlahnya maupun tingkat safety (keamanannya).

Terkait dengan jumlah ketersediaan kas, jika kas tersedia dalam jumlah terlalu sedikit dibandingkan dengan tingkat kebutuhannya, maka keadaan ini akan mengganggu tingkat likuiditas perusahaan. Sedangkan jika jumlah kas yang tersedia terlalu banyak, maka hal ini juga akan menimbulkan kerugian (iddle cost) bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan kelebihan kas tersebut dapat diinvestasikan dalam surat berharga maupun yang lainnya, yang akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan.

Sehubungan dengan tingkat keamanan kas, tentu Anda memahami bahwa kas adalah harta perusahaan yang paling menggoda, karena tidak ada orang yang tidak membutuhkannya. Maka untuk menjamin keamanan kas perusahaan biasanya menyelenggarakan suatu sistem pengamanan kas. Salah satunya adalah dengan menyetorkan ke bank setiap terjadi penerimaan kas dan pengeluaran kas dengan menggunakan cek. Tentang hal ini akan kita bahas lebih mendalam dalam mengelola administrasi kas bank.

Namun tentu saja tidak efektif jika semua pengeluaran menggunakan cek. Kita bisa bayangkan bagaimana repotnya jika membayar pembelian materai Rp 6.500,00 harus menggunakan cek. Apalagi tidak semua pembayaran bisa dengan menggunakan cek, misalnya pembayaran listrik, air dan telephon. Untuk mengantisipasi kelancaran pembayaran yang jumlahnya relatif kecil tersebut maka diperlukan dana dalam bentuk tunai yang disebut dengan “KAS KECIL/PETTY CASH”.

Pembentukan kas kecil dilakukan berdasarkan Surat Keputusan Direktur atau Manajer Keuangan pada suatu perusahaan, yang menetapkan jumlah dan sistem pencatatannya.

Hal hal yang berhubungan dengan kas kcil

Metode :
1. Sistem Dana Tetap | Imprest Fund System

Metode Sistem Dana Tetap ini merupakan metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Dan pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, apabila dana petty cash hampir habis, baru dilakukan pencatatan pembukuan berdasarkan pada bukti transaksi pengeluaran yang telah dikumpulkan, kemudian pemegang kas kecil melakukan pengajuan pembentukan kembali dana kas kecil kepada bendahara kas sebesar nominal yang telah dikeluarkan menurut pembukuan dan bukti transaksi pengeluaran, sehingga jumlah nominal dana kas kecil tetap seperti jumlah kas kecil semula.

2. Sistem Dana Tidak Tetap | Fluctuation Fund System

Sistem dana Tidak Tetap atau sering disebut juga sistem fluktuasi. Nah, sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp 5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali. Ketika waktu pengisian, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil.Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambnag), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.

Bukti-Bukti Transaksi

1. Kuitansi
Kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang ditandatangani oleh penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut.
Lembaran kuitansi terdiri dari 2 bagian, bagian sebelah kanan diberikan kepada pihak yang membayar dan bagian kiri yang tertinggal disebut soice (dibaca sus) sebagai arsip penerima uang.

2. Faktur Penjualan
Faktur Penjualan adalah tanda bukti telah terjadi penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pihak pembeli. Bagi penjual faktur yang diterima disebut faktur penjualan. Biasanya faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan. Lembaran pertama untuk pembeli, lembaran kedua untuk penjual dan lembaran ketiga untuk arsip.

3. Faktur Pembelian
Faktur Pembelian adalah tanda bukti telah terjadi pembelian secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pihak pembeli. Bagi pembeli faktur yang diterima disebut faktur pembelian. Biasanya faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan. Lembaran pertama untuk pembeli, lembaran kedua untuk penjual dan lembaran ketiga untuk arsip.

4. Nota Kontan
Nota Kontan adalah bukti atas pembelian atau penjualan sejumlah barang secara tunai. Nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli. Biasanya nota dibuat rangkap dua, satu lembar untuk pembeli dan lembaran kedua untuk penjual.

5. Nota Debit
Nota debet adalah bukti transaksi perusahaan yang menyatakan telah terjadi pengembalian barang disebabkan karena berbagai hal. Nota debet dikirimkan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual karena barang yang dibeli dikembalikan, bisa disebabkan rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.

6. Nota Kredit
Nota kredit adalah bukti transaksi bahwa perusahaan telah mengkredit perkiraan langganannya yang disebabkan oleh berbagai hal. Nota kredit dikirimkan oleh perusahaan kepada langganannya sehubungan barang yang dijual tidak cocok atau rusak, untuk itu penjual setuju menerima barangnya.

7. Bukti Penerimaan Kas/ Bukti Kas Masuk
Bukti kas masuk adalah tanda bukti transaksi bahwa perusahaan telah menerima uang secara cash atau secara tunai atas pelunasan piutang atau atas penjualan tunai.

8. Bukti Pengeluaran Kas/ Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar adalah tanda bukti transaksi bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai, seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran utang atau pengeluaran-pengeluaran yang lainnya.

9. Bilyet Giro
Bilyet Giro adalah surat perintah pemindah bukuan dari nasabah suatu Bank kepada Bank yang bersangkutan, untuk memindahkan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro, pada Bank yang sama atau pada Bank yang lain. Bilyet Giro adalah surat berharga dimana orang yang diberi giro tersebut tidak bisa menguangkan giro itu di Bank, tetapi harus disetorkan terlebih dahulu ke rekeningnya.

10. Cek
Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di Bank, agar Bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya tercantum dalam cek tersebut. Pihak-pihak yang berhubungan dalam pengeluaran cek tersebut adalah:
- Pihak penarik, yaitu pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut.
- Pihak penerima, yaitu pihak yang menerima pembayaran cek tersebut.


Sumber Dana Kas Kecil

Sumber penerimaan kas dalam suatu perusahaan pada dasarnya dapat berasal dari:
a. Hasil penjualan investasi jangka panjang, aktiva tetap baik yang berwujud maupun yang tidak berwujud (intangible assets), atau adanya penurunan aktiva tidak lancar yang diimbangi dengan penambahan kas.

b. Penjualan atau adanya emisi saham maupun adanya penambahan modal oleh pemilik perusahaan dalam bentuk kas.

c. Pengeluaran surat tanda bukti utang, baik jangka pendek (wesel) maupun utang jangka panjang (utang obligasi, utang hipotik, atau utang jangka panjang lain) serta bertambahnya utang yang diimbangi dengan penerimaan kas.

d. Adanya penurunan atau berkurannya aktiva lancar selain kas yang diimbangi denagn penerimaan kas pembayaran, berkurangnya persediaan barang dagangan karena adanya penjualan secara tunai, adanya penurunan surat berharga (efek) karena ada penjualan dan sebagainya.

e. Adanya penerimaan kas karena sewa, bunga atau dividen dari investasinya, sumbangan ataupun hadiah maupun adanya pengembalian kelebihan pembayaran pajak pada periode-periode sebelumnya.

f. Keuntunga dari operasi perusahaan, Apabila perusahaan memperoleh keuntungan neto dari operasinya berarti ada tambahan dana dari perusahaan yang bersangkutan


Cara Pengelolaan Dana Kas Kecil

Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil.
1. Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan terhadap segala pengeluaran kas kecil.

2. Uang sebaiknya disimpan di peti uang agar aman.setiap selesai jam kantor,peti uang disimpan di lemari besi atau laci meja lalu dikunci agar aman.

3. Setiap pengeluaran harus mempunyai bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat dipertanggung jawabkan serta sah menurut hukum. Pada akhir bulan, bukti-bukti pengeluaran yang telah terkumpul dibuatkan laporan petty cash

4. Melakukan pencatatan pengeluaran kas kecil pada buku kas kecil pencatatan dapat dilakukan dengan dua macam:

5. Mempertanggung jawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang yang dibebankan ke perkiraan yang sama


Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

Prosedur adalah tata urutan proses atau mekanisme dari sesuatu. Prosedur pembentukan dana kas kecil melibatkan beberapa fungsi dalam perusahaan yaitu antara lain;

- - Bagian Utang
- - Bagian kasir/kasa
- - Pemegang kas kecil
- - Bagian Akuntansi

Administrasi Inventaris Sarana dan Prasarana Melalui Sistem Komputerisasi

Inventaris Sarana & Prasarana

     Ø Pengertian Inventarisasi Sarana dan Prasarana Pendidikan

Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin = inventarium) yang berarti daftar barang-barang, bahan, dan sebagainya. Inventarisasi sarana dan prasarana pendidikan adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik sekolah ke dalam suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku.

Pengertian Tamu dan Tata Cara Melayani Tamu

A. Pengertian Tamu Kantor
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.

Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.
B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu
Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :
• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
• Berikan sapaan ramah kepada tamu.
Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor adalah sebagai berikut :



1. Penanganan ruangan tamu
sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :
• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :
- buku tamu
- kartu pengenal tamu
- majalah/koran
- brosur/katalog perusahaan
- tempat sampah/asbak
• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.



2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.v
Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.v
Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.v
ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.v
Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.v
Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu.v
Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.v


C. Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :§
a). Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu.
b). Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.
c). Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud.
d). Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.
e). Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.
Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :§
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :
a. Bersikap sopan dan ramah
b. Berkepribadian menarik
c. Bijaksana
d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekrja, serta pengetahuan lainnya.
Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain :
a. Berpenampilan rapi, bersih dan segar
b. Berperilaku sopan dan ramah
c. Ekspresi wajah yang hangat
d. Menghafal nama tamu
e. Senang bergaul dan luwes
f. Menjadi pendengar yang baik
g. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti menggigit kuku
h. Bersikap hormat kepada tamu
i. Memiliki semangat kerja yang tinggi
j. Nada suara yang enak dan jelas
k. Tenang dan menangani complain secara profesional
l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu
m. Tulus melayani tamu


D. Cara pelayanan tamu kantor
Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.Ø
Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.Ø
Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.Ø
Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.Ø
Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu, sesuai dengan kebijkan kantor.Ø
Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.Ø
Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.Ø
Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.Ø
Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor :
1. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya diri.
2. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.
3. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya.
4. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada yang bisa saya bantu”.
5. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan.
6. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan.
7. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari perusahaan mana?”


E. Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya:
• Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:
No Jenis Tamu Kantor Kondisi atau sikap sekretaris
Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.


1. Tamu dengan perjanjian
Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.
Sapa dan tanyakan keperluanya.


2. Tamu tak dikenal
Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.
Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih dahulu.
Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut.


3. Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya
Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.
Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan


4. Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian
Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.


5. Anggota keluarga atau teman atasan
Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.


6. Tamu yang tak diingikan
Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes.
Perlakukan dengan baik.


7. Pramuniaga atau salesman
Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.
Perlalukan sewajarnya waspada dan beriaplah membantu bila diperlukan.


8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik
Terima secara wajar, tidak gaduh.


9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretsris
Bila hendak membicarakan maslah ayng memakan waktu lama, ajak keruang tamu.
Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja.
Meminta maaf dan jelaskan alasanya.


10. Tamu ketika atasan membatalkan janji
Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.

• Beberapa Petunjuk Umum Sebagai Sekretaris Dalam Melayani Tamu-tamu kantor:
Sebagai prisip dasar adalah menghormati setiap tamu, yang datang kekantor.Ø
Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga perasaan tamu agar tidak merasa tersingung, akan tetapi sekretaris harus melaksankan peraturan-perturan yang berlaku dikantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan tersebut kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana.
Melayani tamu menurut kepentingannya.Ø
• Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.
Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk menggatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isisan yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa. Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan persilakan untuk menghungi bagian lainyang memang khusus menangani dana. Jadi tidak harus bertemu dengan pimpinan.
• Tamu yang datang untuk menawarakn barang atau jasa.
Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak jarang para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.
• Tamu yang ingin membeli barang.
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu yang ingin membeli barang.
Tamu aparat pemerintah.Ø
a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.
b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus
Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol. Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan. Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu, supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan.
Tamu Teman PimpinanØ
Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau tidak. Bila pimpina sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting.
Contoh bentuk percakapan dengan tamu
saat menerima tamu : “selamat pagi/siang/bapak/ibu( jangan menggunakan kata sapaan seperti Mbak/Mas), ada yang bisa saya bantu”Ø
saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu : “mohon maaf Bapak/Ibu untuk kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.”atau, “jika berkenan, saya bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.”Ø
saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada : “mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya pastikan pimpinan kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya” atau, “mohom maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau saya buatkan janji bertemu besok?”(sebautkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia).Ø


F. Formulir Kedatangan Tamu
Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan telpon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya.
secata garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.








Kesimpulan
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat janji,konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu di kantor. seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap perusahaan karena seorang sekretaris membawa nama baik perusahaan dalam berhubungan dengan tamu perusahaan maupun klien. jadi seorang sekretaris harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat.

Materi Hari Kiamat

                                                        IMAN KEPADA HARI KIAMAT

Kiamat merupakan peristiwa dasyat yang maha luar bisa di alam semesta, karena setelah peristiwa tersebut tidak ada lagi kehidupan di muka bumi. Semua mahluk Allah dari manusia, binatang, dan segala is bumi akan binasa. Hanya seizin Allah Zat Yang Maha Hidup.
Lalu kenapa Peristiwa itu terjadi??? Semua tidak ada yang mengetahui kecuali Allah SWT. Namun meski Allah merahasiakan waktu datangnya hari kiamat, Allah telah mewahyukan kepada nabi Muhammad SAW, sejumlah peristiwa dan pertanda tertentu datangnya Hari Kiamat. Sejumlah pertanda tertentu menunjukan datangnya hari kiamat .
Sejumlah pertanda mengisyaratkan sangat dekatnya hari kiamat itu antara lain dari peperangan dan kekacauan yang jumlahnya semakin meningkat hingga menghancurkan kota –kota besar, dari gempa hingga perkembangan imlu pengetahuan dan teknologi. Apa lagi tanda-tanda hari kiamat itu?? Untuk mengetahuai Simak materi berikut ini :


A. Pengertian Iman Kepada Hari Kiamat


Yang di maksud beriman kepada hari kiamat/ akhir adalah mempercayai bahwa seluruh alam semesta dan segala isinya pada suatu saat nanti akan mengalami kehancuran dan mengakui bahwa setelah kehidupan di dunia ini akan ada kehidupan yang kekal yakni di akhirat nanti. Keperayaan kepada hari kiamat merupakan masalah sam’iyyat, yakni masalah yang kita ketahui dan kita percayai berdasarkan dalil yang ada dalam Al-Quran dan hadis. Hari akhir yakni hari dimana seluruh kehidupan yang ada di alam semesta ini berakhir, hanya Allah-lah yang maha kekal. Berikut dalil yang menjelaskan adanya hari akhir Yakni:


1. Surat An-Naml Ayat 87


“ Dan (ingatlah) hari (ketika) di tiup sangkakala, maka terkejutlah segala yang ada di bumi, di langit dan segala yang ada di bumi, kecuali siapa yang di kehendaki Allah SWT. Dan semua akan datang menghadap-Nya dengan merendahkan Diri.”


2. Surat Al-Infitar ayat 1-3


“Apabila langit terbelah , dan bintang- bintang jatuh berserakan, dan apabila lautan di jadikan meluap”






3. Sutat Al- Muzzamil ayat 14


“Pada haribumi dan gunung-gunung bergoncangan, dna menjadikan gunung-gunung itu tumpukan- tumpukan pasir yang berterbangan”










B.Kiamat Sugra dan Kiamat Kubra

1. Kiamat Sugra



Kiamat Sugra berarti kiamat kecil. Seperti kematian, gempa bumi, gunung meletus, banjir dan lain-lain. Kiamat sugra di sebit juga kiamat kecil, yaitu berakhirnya kehidupan masing- masing mahluk. Setiap mahluk yang hidup akan menemui kematian. Binatang- binatang akan mati setelah masa hidupnya selesai. Tumbuh- tumbuhan juga akan mengalami hal yang sama, demikian juga manusia. Hal itu seperti yang di jelaskan Alaah dalam surah Ali Imran Ayat 185,“ Tiap –tiap yang berjiwa akan merasakan mati. Dan Sesungguhnya pada hari kiamat sajalahdi sempurnakan pahalamu. Barang siapa di jatuhakan dari neraka dan di masukan ke dalam surga, maka sesungguhnya iatelah beruntung. Kehidupan dunia itu tidak lain hanya kesenangan yang memberdayakan.”
Kematian adalah terpisahnya antara jasmani dan rohani. Jasmani kembali ke asala yakni tanah. Dan rohan kembali kealam kubur (alam Barzah). Alam kubur adalah alam tempat hidup umat manusia setelah mati sampai merea kembali di bangkitkan oleh Allah dan tiba waktunya hari perhitungan atas amal perbuatan mereka ketika di dunia. Ada dua kelompok manusia di Alam barzah, yaitu :

a. Kelompok yang memperoleh kenikmatan dan rida Allah SWT. Adalah kempok orang mukmin yang saleh. Ia akan bisa menjawab semua pertanyaan yang i ajukan dengan baik tanpa ada rasa takut dan gentar. Kemudian Allah SWT, memperlihatkan kepadanya salah satu pintu surga tempat tinggalnya nanti yang penuh dengan kebahagiaan dan kenikmatan.

b. Kelompok yang memperoleh murka dari Allaw SWT. Adalah kelompok orang –orang yang kafir . Ia mendengar segala pertanyaan malaikat Mungkar dan malaikat Nangkir itu, tetapi ia tidak bisa menjawabnya. Kemudian AllahSWT, memperlihatkan kepadanya salah satu pintu neraka dengan berbagai macam siksaan.

2. Kiamat Kubra


Kiamat Kubra ( kerusakan besar) adalah hancurnya Alam semesta dengan segala isinya. Keadaan alam semesta dan segala isinya pada waktu terjadi kiamat banyak di jelaskan Allah dalam Al-Quran. Kapankah terjadinya hari kiamar kubra itu ? Hanya Allah saja yang mengetahui. Tidak ada satu mahluk pun yang mengetahuinya termasuk para malaikat Allah. Setelah kiamat kubra terjadi maka malaikat Israfil akan meniup sangkakala untuk yang kedua kalinya. Hal ini pertanda Allah akan membangkitkan dan menghidupkan kembali manusia yang paling akhir yang hidup du muka bumi akan bangkitnya dari alam kubur. Peristiwa ini di namakan Yaumul ba’ast.


C. Tanda- tanda Hari Kiamat

Tanda – tanda kiamat ada 2 yakni:

1. Tanda –tanda Kecil



Tanda-tanda kecil hari kiamat antara lain:
a. Hamba sahaya perempuan di kawini oleh tuannya.
b. Ilmu agama di anggap sudah tidak penting lagi.
c. Tersebarnya perzinaan karena memperoleh izin dari penguasa.
d. Minuman keras merajalela.
e. Jumlah wanita lebih banyak daripada laki- laki dengan perbandingan 50:1.
f. Adanya dua golongan besar yang saling membunuh, tetapi sama-sama mengaaku dirinya memperjuangkan agama islam.
g. Lahirnya Dajal ( tukang dusta) yang mengaku dirinya utusan Allah SWT, dan banyak berbohong serta menipu dan menganggap baik sesuatu yang buruk dna menggambarkan sesuatu tidak baik dengan gambaran yang memikat hati.
h. Banyak terjadi gempa bumi
i. Fitnah muncul di mana- mana
j. Pembunuhan merajalela
k. Banyak manusia yang menginginkan dirinya mati.



2. Tanda – tanda Besar



Tanda-tanda besar kiamat antara lain:
a. Matahri muncul dari barat
b. Munculnya binatang ajaib yang bisa berbicara
c. Rusaknya Kakbah
d. Lenyapnya Al-Quran
e. Seluruh manusia menjadi kafir
f. Munculnya Yakjut Makjut


D. Kehidupan Setelah Hari Kiamat

1. Yaumul Ba’ast
Yaumul ba’ast adalah bangitnya seluruh mahluk hidup dari kuburnya. Semua manusia bi bangkitkan dari kubur . Kebangkitan ini di tandai dengan peniupan sangkakala oleh malaikat Israil.

2. Yaumul Mahsyar
Pada saat itu mausia di kumpulkan di suatu tempat yang sangat luas yang dinamakan Padang Mahsyar. Di tempat inilah seluruh manusia di kumpulkan oleh Allah.

3. Yaumul Hisab
Setelah semua manusia di kumpulkan di padang makhsyar maka mereka akan di hisab, di hitung dan di timbang semua amal perbuatan ketika di dunia. Pada saat itulah keadilan Allah akan benar- benar terbukti semua amal perbuatannya karna Allah maha Adil. Pada saat itulah manusia tidak bisa mengelak atas semua perbuatannya pada saat di dunia. Dan mereka akan mendapatkan balasan atas masing- masing perbuatannya ketika di dunia dan tidak ada satu pun yang di rugikan.

4. Yaumul Jaza’
Setelah tahap penghitungan selesai, maka tibalah saatnya putusan Allah untuk memberi balasan. Inilah yang di namakan Yaumul Jaza’. Pada saat itu, Allah akan memberikan balasan secara adil kepada semua manusia sesuai dengan amal perbuatannya pada saat di dunia.

Malware

Good night everyone ^_^
Let's Reading :)

Virus, worm, trojan, dan bots adalah bagian dari software yang disebut Malware. Kata Malware sendiri dibagi menjadi 2 kata, yaitu Malicious (berbahaya) dan Software (aplikasi/program). Aplikasi yang dibuat dan dirancang dengan tujuan merusak komputer, mengganggu pengguna komputer dapat dikaterogikan ke dalam Malware. Semakin berkembangnya komputer, social media, dan semakin bertambahnya pengguna komputer membuat para kriminal dunia maya menggunakan berbagai cara untuk merusak, atau mengambil keuntungan dari para pengguna yang kurang mengerti akan bahaya yang ada di dalam dunia maya (Internet).

Pengertian, Penyebab dan Cara Mengatasi Stress

Assalamualaikum wr. wb.
Pada kali ini saya akan membagikan beberapa ilmu tentang stress.... Enjoy the party ^_^

Apa itu Stress?

Stress itu adalah bentuk ketegangan fisik, psikis, mental maupun emosi. Stress dapat merugikan dalam kinerja seseorang setiap dia mengalaminya, karena itu dapat menimbulkan rasa sakit, gangguan-gangguan mental dan menurunkan produktivitas kerja seseorang.

Istilah-Istilah Internet dan Pengertiannya

 

Assalamualaikum wr. wb.

Gmana kabar kalian? Mudah-mudahan baik semua yaa :)

Jangan tegang gan :D namanya juga belajar ^_^ 

Kita mulai belajarnya yuk :)

Kata-kata istilah berasal dari kata-kata yang terserap dari bahasa asing, dan telah digunakan menjadi istilah internet indonesia karena kemajuan teknologi internet. Istilah internet kebanyakan berasal dari inggris amerika, karena mereka memiliki kosakata internet yang paling luas.