Penyimpanan
Sarana dan Prasarana Kantor
Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
- Agar barang tidak cepat rusak.
- Agar tidak terjadi kehilangan barang.
- Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
- Memudahkan dalam pengawasan.
- Memudahkan dalam analisis barang.
Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan
kantor dilakukan antara lain :
- Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.
- Sifat barang yang disimpan. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
- Prosedur dan tata kerja.
- Biaya yang disediakan.
- Tenaga yang diperlukan.
- Jangka waktu penyimpanan.
Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
- Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
- Barang disimpan dalam keadaan bersih. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
- Barang disimpan di tempat yang memadai.
- Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
- Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
- Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
- Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
- Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
Pemeliharaan sarana
dan prasarana kantor adalah
kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan
prasarana kantor antara lain :
- Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.
- Agar barang tidak mudah hilang.
- Agar barang tidak kadaluarsa.
- Agar barang tidak mudah susut.
- Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai
cara antara lain :
- Pemeliharaan berdasarkan waktu
- Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).
- Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).
- Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
- Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
- Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
