Pengertian Kas Kecil
Pengertian Kas kecil atau petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis/perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material.
Latar Belakang Kas Kecil
Kas (Cash) merupakan harta perusahaan yang paling likuid. Artinya kas merupakan harta yang paling siap untuk digunakan sebagai alat pembayaran. Namun seiring dengan tingkat likuiditasnya yang paling tinggi, kas juga merupakan harta yang paling rawan pengelolaannya. Hal ini terkait dengan ketersediaan jumlahnya maupun tingkat safety (keamanannya).
Terkait dengan jumlah ketersediaan kas, jika kas tersedia dalam jumlah terlalu sedikit dibandingkan dengan tingkat kebutuhannya, maka keadaan ini akan mengganggu tingkat likuiditas perusahaan. Sedangkan jika jumlah kas yang tersedia terlalu banyak, maka hal ini juga akan menimbulkan kerugian (iddle cost) bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan kelebihan kas tersebut dapat diinvestasikan dalam surat berharga maupun yang lainnya, yang akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan.
Sehubungan dengan tingkat keamanan kas, tentu Anda memahami bahwa kas adalah harta perusahaan yang paling menggoda, karena tidak ada orang yang tidak membutuhkannya. Maka untuk menjamin keamanan kas perusahaan biasanya menyelenggarakan suatu sistem pengamanan kas. Salah satunya adalah dengan menyetorkan ke bank setiap terjadi penerimaan kas dan pengeluaran kas dengan menggunakan cek. Tentang hal ini akan kita bahas lebih mendalam dalam mengelola administrasi kas bank.
Namun tentu saja tidak efektif jika semua pengeluaran menggunakan cek. Kita bisa bayangkan bagaimana repotnya jika membayar pembelian materai Rp 6.500,00 harus menggunakan cek. Apalagi tidak semua pembayaran bisa dengan menggunakan cek, misalnya pembayaran listrik, air dan telephon. Untuk mengantisipasi kelancaran pembayaran yang jumlahnya relatif kecil tersebut maka diperlukan dana dalam bentuk tunai yang disebut dengan “KAS KECIL/PETTY CASH”.
Pembentukan kas kecil dilakukan berdasarkan Surat Keputusan Direktur atau Manajer Keuangan pada suatu perusahaan, yang menetapkan jumlah dan sistem pencatatannya.
Hal hal yang berhubungan dengan kas kcil
Metode :
1. Sistem Dana Tetap | Imprest Fund System
Metode Sistem Dana Tetap ini merupakan metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Dan pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, apabila dana petty cash hampir habis, baru dilakukan pencatatan pembukuan berdasarkan pada bukti transaksi pengeluaran yang telah dikumpulkan, kemudian pemegang kas kecil melakukan pengajuan pembentukan kembali dana kas kecil kepada bendahara kas sebesar nominal yang telah dikeluarkan menurut pembukuan dan bukti transaksi pengeluaran, sehingga jumlah nominal dana kas kecil tetap seperti jumlah kas kecil semula.
2. Sistem Dana Tidak Tetap | Fluctuation Fund System
Sistem dana Tidak Tetap atau sering disebut juga sistem fluktuasi. Nah, sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp 5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali. Ketika waktu pengisian, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil.Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambnag), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.
Bukti-Bukti Transaksi
1. Kuitansi
Kuitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang ditandatangani oleh penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut.
Lembaran kuitansi terdiri dari 2 bagian, bagian sebelah kanan diberikan kepada pihak yang membayar dan bagian kiri yang tertinggal disebut soice (dibaca sus) sebagai arsip penerima uang.
2. Faktur Penjualan
Faktur Penjualan adalah tanda bukti telah terjadi penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pihak pembeli. Bagi penjual faktur yang diterima disebut faktur penjualan. Biasanya faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan. Lembaran pertama untuk pembeli, lembaran kedua untuk penjual dan lembaran ketiga untuk arsip.
3. Faktur Pembelian
Faktur Pembelian adalah tanda bukti telah terjadi pembelian secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pihak pembeli. Bagi pembeli faktur yang diterima disebut faktur pembelian. Biasanya faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan. Lembaran pertama untuk pembeli, lembaran kedua untuk penjual dan lembaran ketiga untuk arsip.
4. Nota Kontan
Nota Kontan adalah bukti atas pembelian atau penjualan sejumlah barang secara tunai. Nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli. Biasanya nota dibuat rangkap dua, satu lembar untuk pembeli dan lembaran kedua untuk penjual.
5. Nota Debit
Nota debet adalah bukti transaksi perusahaan yang menyatakan telah terjadi pengembalian barang disebabkan karena berbagai hal. Nota debet dikirimkan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual karena barang yang dibeli dikembalikan, bisa disebabkan rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.
6. Nota Kredit
Nota kredit adalah bukti transaksi bahwa perusahaan telah mengkredit perkiraan langganannya yang disebabkan oleh berbagai hal. Nota kredit dikirimkan oleh perusahaan kepada langganannya sehubungan barang yang dijual tidak cocok atau rusak, untuk itu penjual setuju menerima barangnya.
7. Bukti Penerimaan Kas/ Bukti Kas Masuk
Bukti kas masuk adalah tanda bukti transaksi bahwa perusahaan telah menerima uang secara cash atau secara tunai atas pelunasan piutang atau atas penjualan tunai.
8. Bukti Pengeluaran Kas/ Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar adalah tanda bukti transaksi bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai, seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran utang atau pengeluaran-pengeluaran yang lainnya.
9. Bilyet Giro
Bilyet Giro adalah surat perintah pemindah bukuan dari nasabah suatu Bank kepada Bank yang bersangkutan, untuk memindahkan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro, pada Bank yang sama atau pada Bank yang lain. Bilyet Giro adalah surat berharga dimana orang yang diberi giro tersebut tidak bisa menguangkan giro itu di Bank, tetapi harus disetorkan terlebih dahulu ke rekeningnya.
10. Cek
Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di Bank, agar Bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya tercantum dalam cek tersebut. Pihak-pihak yang berhubungan dalam pengeluaran cek tersebut adalah:
- Pihak penarik, yaitu pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek tersebut.
- Pihak penerima, yaitu pihak yang menerima pembayaran cek tersebut.
Sumber Dana Kas Kecil
Sumber penerimaan kas dalam suatu perusahaan pada dasarnya dapat berasal dari:
a. Hasil penjualan investasi jangka panjang, aktiva tetap baik yang berwujud maupun yang tidak berwujud (intangible assets), atau adanya penurunan aktiva tidak lancar yang diimbangi dengan penambahan kas.
b. Penjualan atau adanya emisi saham maupun adanya penambahan modal oleh pemilik perusahaan dalam bentuk kas.
c. Pengeluaran surat tanda bukti utang, baik jangka pendek (wesel) maupun utang jangka panjang (utang obligasi, utang hipotik, atau utang jangka panjang lain) serta bertambahnya utang yang diimbangi dengan penerimaan kas.
d. Adanya penurunan atau berkurannya aktiva lancar selain kas yang diimbangi denagn penerimaan kas pembayaran, berkurangnya persediaan barang dagangan karena adanya penjualan secara tunai, adanya penurunan surat berharga (efek) karena ada penjualan dan sebagainya.
e. Adanya penerimaan kas karena sewa, bunga atau dividen dari investasinya, sumbangan ataupun hadiah maupun adanya pengembalian kelebihan pembayaran pajak pada periode-periode sebelumnya.
f. Keuntunga dari operasi perusahaan, Apabila perusahaan memperoleh keuntungan neto dari operasinya berarti ada tambahan dana dari perusahaan yang bersangkutan
Cara Pengelolaan Dana Kas Kecil
Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil.
1. Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan terhadap segala pengeluaran kas kecil.
2. Uang sebaiknya disimpan di peti uang agar aman.setiap selesai jam kantor,peti uang disimpan di lemari besi atau laci meja lalu dikunci agar aman.
3. Setiap pengeluaran harus mempunyai bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat dipertanggung jawabkan serta sah menurut hukum. Pada akhir bulan, bukti-bukti pengeluaran yang telah terkumpul dibuatkan laporan petty cash
4. Melakukan pencatatan pengeluaran kas kecil pada buku kas kecil pencatatan dapat dilakukan dengan dua macam:
5. Mempertanggung jawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang yang dibebankan ke perkiraan yang sama
Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil
Prosedur adalah tata urutan proses atau mekanisme dari sesuatu. Prosedur pembentukan dana kas kecil melibatkan beberapa fungsi dalam perusahaan yaitu antara lain;
- - Bagian Utang
- - Bagian kasir/kasa
- - Pemegang kas kecil
- - Bagian Akuntansi
